テーマ制作展 代表会議 議事録①
開始日時 平成２４年６月２８日（木）１４時２０分
場所 ４４０デザイン工芸実習室 ４B
議事録者 坂根
出席 山見（代表） 村中（副代表）
坂根（書記） 桜田（会計） 原（広報代表） 山本（展示代表）
議題 １）会計係の決定報告
２）全体スケジュール
３）情報共有について
１）会計係の決定報告
未定だった会計係に桜田が決定
毎年２人で会計を回しているのでもう一名募る
２）全体スケジュール
山見が今後の大まかな日程を説明した
一昨年の全体スケジュール（※）を基に今年も進めていく予定
９月以降の細かい日程は未定。（後日連絡）
会場下見について
代表メンバー（今回会議の出席者）で市民交流プラザの下見をする
このとき、会場を予約することができる場合、会場を予約する
日時 ７月６日（金） 午前１０時現地集合
会場確保
下見で予約できなかった場合、７月２２日（日）に市民交流プラザ開館と同時に複数人で電話を掛ける（後日連絡）
広報と展示
広報・展示それぞれの代表を中心に話し合う
９月までにすること
広報 DM、フライヤーなど何をするかを決定する
展示 ・展示構成班
・キャプションシート班 の３班に役割分担する
・搬入出班
会計 予算を決める
以下既に決まっている日程と会場（予定）
２０１２年５月２２日（火）〜２０１３年１月１７日（木）
制作期間 ２０１２年５月２２日（火）〜２０１３年１月１７日（木）
搬入日 ２０１３年１月２２日（火）
公開展示 ２０１３年１月２３日（水）〜１月２７日（日）
休館日 ２０１３年１月２１日（月）
搬出日 ２０１３年１月２９日（火）
会場 広島市まちづくり市民交流プラザ ４階 ギャラリーA,B
３）情報共有について
毎年、情報共有ができていなかったという反省
→デジタルとアナログで情報を伝えることに決定
- 教室の扉に議事録や周知など、張り紙をする
- 代表メンバーの電話番号を周知させる
- wiki（登録した人が誰でも閲覧・編集できるホームページのようなもの）を使って情報のやりとりをする
- メーリスで連絡
以上の４つの方法で情報伝達する
電話番号について
個人情報の取り扱いは慎重に、ということなので今回会議の出席者に了解をとり、誰が何班に所属しているか書いてあるメンバー表に代表メンバーの電話番号を載せて配ることにした。
メーリスについて
不必要に未確定の情報を流すと混乱を招く可能性がある。そこで…
- 今、全員に登録してもらっているメーリスは、全員に周知させる必要があるもの、決定事項をまわす
- 広報、展示それぞれにのみ連絡するもの（例：○月○日、広報班××に集合）は、また新たに広報・展示別々にメーリスを作って連絡する
その他
- テーマ関係で買い物をしたら、必ずレシートをもらう（もしくは領収書に何を買ったかわかるメモをつける）ようにする
- メンバー表を全員に配る
- 議事録を２枚印刷、１枚を教室扉に貼り、もう１枚をファイリング
次回代表会議
平成２４年７月２５日（水） 午後４時２０分〜
最終更新：2012年09月17日 20:35
